PRIVATLIVSPOLITIK FOR MEDLEMMER M.V.

Privatlivspolitikken kan også hentes i pdf-format.

Pr. 25. maj 2018

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

1. Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Ripensersamfundet er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, Hans Erik Christensen.

Adresse: Flinterenden 6, 5.th, 2300 København S

CVR: 33409877

Telefonnr.: 5050 8495

Mail.

Hjemmeside: www.ripensersamfundet.dk

2. Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

2.1. Medlemsoplysninger

I vores medlemsdatabase behandler vi følgende almindelige personoplysninger:

  • Medlemsnummer
  • Årgang, retning og klasse, herunder oplysning om, hvorvidt vedkommende har en anden uddannelse fra Ribe Katedralskole udover den, der er oplyst, fx hvis en student også er realist. Dette af hensyn til jubilarfortegnelsen i bladet (se nedenfor)
  • Kontaktoplysninger (stilling (hvis oplyst), navn, adresse, telefonnummer, e-mail, evt. fødenavn)
  • Indmeldelsesdato
  • Medlemstype (alm. medlem, 5 yngste årgange, alm. udlandsmedlem, 5 yngste årgange – udland, æresmedlem, dimittend)
  • Kontingentbetalingsoplysninger, herunder eventuelle forudbetalinger.

Afgår et medlem ved døden, beholder vi oplysningerne om afdøde indtil førstkommende blad udkommer (hhv februar, april og november måned) af hensyn til offentliggørelse af dødsfaldet (se nedenfor), hvorefter oplysningerne slettes fra databasen.

Ved udmeldelse registrerer vi udmeldelsesdato og beholder oplysningerne indtil førstkommende generalforsamling (februar måned), hvorefter oplysningerne slettes. Årsagen er, at vi udarbejder en årlig statistik over indmeldte og udmeldte medlemmer for at følge tendensen i medlemsantallet. Det gør vi for at kunne målrette vores medlemskampagner m.v.

I Ripenserbladet oplyses følgende i hvert nummer, som udkommer hhv i februar, april og november måned:

  • Navn, årgang, retning, klasse og adresse på nye medlemmer og eksisterende medlemmer, der har skiftet adresse siden det foregående blad.
  • Retning, årgang og klasse på afdøde siden sidste blad.
  • Navn, retning, årgang, telefonnummer og emailadresse på bestyrelsesmedlemmerne. For formanden oplyses tillige postadresse, da denne også er foreningens adresse.

Hvert år i bladets aprilnummer udarbejdes en såkaldt jubilarservice, som indeholder lister over medlemmer, der har dimittendjubilæum fra 10 år og opefter, idet det dog kun er jubilæer delelige med 5, der listes, dvs 10, 15, 20, 25 år osv. Listen indeholder oplysning om retning, årgang, klasse, navn, adresse, telefonnummer og emailadresse.

På Ripensersamfundets hjemmeside oplyses de samme oplysninger på bestyrelsesmedlemmerne som i bladet.

2.2. Oplysninger om frivillige

Foreningens frivillige består af bestyrelsens medlemmer, de valgte suppleanter og en revisor og en revisorsuppleant.

Der offentliggøres ikke oplysninger om disse i bladet eller på hjemmesiden. Da de er medlemmer af Ripensersamfundet indgår deres personlige oplysninger i medlemsdatabasen på lige for med de øvrige medlemmer.

2.3. Oplysninger om øvrige

Foreningens annoncører er opført i medlemsdatabasen med oplysninger om annoncørnummer, navn, adresse, telefonnummer og emailadresse. Disse oplysninger opbevares så længe annoncøren tegner annoncer i Ripenserbladet. Ved opsigelse af annonceringen slettes oplysningerne.

Der er en række institutioner, som modtager Ripenserbladet. Om disse har vi de samme oplysninger som beskrevet for annoncører ovenfor. Oplysningerne bliver slettet, så snart den pågældende institution opsiger abonnementet på bladet.

3. Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

  • At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig som medlem, annoncør eller abonnent på Ripenserbladet
  • Det, at du har meldt dig ind i foreningen, er annoncør, eller har tegnet abonnement på Ripenserbladet, betragtes som, at du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger på ovennævnte måde.

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

  • At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev og Ripenserbladet
  • At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
  • At administrere din relation til foreningen
  • At kunne medvirke til at opfylde foreningens formål, herunderat bevare og udvikle sammenholdet mellem tidligere elever fra Ribe Katedralskole samt lærere og andre ansatte, der er eller har været knyttet til denne skole.

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:

  • At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
  • At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignend

4. Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:2

  • At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
  • At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
  • At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Dette gælder også for de oplysninger, som du enten ikke har givet samtykke til, eller indirekte har givet samtykke for, jf. ovenfor om lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig.

5. Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.

6. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Se ovenfor under pkt. 2.1 om behandling af medlemsoplysninger.

7. Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt). I så fald vil vi betragte det som en udmeldelse af foreningen.
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet- over behandling af dine personoplysninger.

8. Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.